Université de Toulon

Cycle de vie du compte numérique

Un compte numérique peut prendre plusieurs statuts :

  • non activé
  • actif
  • délais de grâce
  • clos

Ces statuts sont spécifiques au profil de la personne :

Profil étudiant

Votre compte numérique est non activé ou actif pour l’année universitaire en cours, puis au changement d’année universitaire (début Juillet), il passe dans le statut « délai de grâce » pour une période de quatre mois au cours de laquelle l’accès aux services numériques est maintenu. Si vous vous réinscrivez pour l’année universitaire suivante durant cette période, le statut de votre compte repasse dans le statut « actif ».

A la fin de la période « de grâce » (début novembre) si vous ne vous êtes toujours pas réinscrit, votre compte passe dans le statut « clos », les accès aux différents services numériques vous sont alors impossibles. Un mail vous sera adressé (messagerie universitaire) quinze jours avant la fin de la période « de grâce ». Si vous quittez l’université et souhaitez conserver la réception des messages qui vous sont adressés sur votre messagerie universitaire vous avez la possibilité de demander un transfert de vos messages sur votre messagerie personnelle.

Environ deux mois après la fin de la période « de grâce » (mi-janvier), les comptes numériques dans l’état « clos » sont supprimés ainsi que les données liées à ces comptes (messagerie, stockage, etc).

Si vous vous réinscrivez entre la fin de la période de grâce et la suppression des comptes numériques, votre compte repasse dans le statut « non activé », et il vous faudra le ré-activer comme lors de votre première inscription.

Par contre si vous vous réinscrivez après la suppression des comptes, un compte « vierge » vous sera re-affecté, vous ne retrouverez pas les messages, et documents que vous auriez pu stocker au cours de vos cursus antérieurs.

Attention exception : pour les étudiants précédemment inscrits en thèse ou a l’IEJ, le délai de réinscription est porté au 31 Décembre, la période « de grâce » est donc plus longue.

Le statut du compte numérique dans ce cas change de statut pour le statut « clos » à partir du 1er Janvier, le compte numérique et les données liées sont supprimés à partir du 15 Mars.

Profil personnel titulaire ou contractuel

Votre compte numérique est « actif » dès sa création et ce jusqu’à la fin du contrat qui vous lie à l’université de Toulon.

A la fin du contrat, le statut de votre compte passe alors dans l’état « délai de grâce » pour une période de deux mois au cours de laquelle l’accès aux services numériques est maintenu. Un mail vous est adressé pour vous en informer et vous inviter, le cas échéant à vous rapprocher de la DRH afin de renouveler votre contrat.

Si votre contrat est renouvelé durant cette période, le statut de votre compte repasse dans le statut « actif ».

A la fin de la période « de grâce » si votre contrat n’est pas renouvelé, votre compte passe dans le statut « clos », les accès aux différents services numériques vous sont alors impossibles, vous êtes automatiquement désabonné des listes de diffusion de l’université. Un mail vous sera adressé (messagerie universitaire) quinze jours avant la fin de la période « de grâce ». Si vous quittez l’université et souhaitez conserver la réception des messages qui vous sont adressés sur votre messagerie universitaire vous avez la possibilité de demander un transfert de vos messages sur votre messagerie personnelle.

Les comptes numériques dans l’état « clos » sont supprimés ainsi que les données liées à ces comptes (messagerie, stockage, etc), un an après la fin du contrat.

Profil enseignant vacataire

Votre compte numérique est « actif » dès sa création et ce jusqu’à la fin de l’année universitaire en cours (31/08).
Le statut de votre compte passe alors dans l’état « délai de grâce » pour une période de deux mois au cours de laquelle l’accès aux services numériques est maintenu. Un mail vous est adressé pour vous en informer et vous inviter, le cas échéant à vous rapprocher de « vos référents » pour renouveler votre dossier de vacation.

Si votre nouvelle demande de vacation est déclarée recevable durant cette période, le statut de votre compte repasse dans le statut « actif ».

A la fin de la période « de grâce » si votre nouvelle demande de vacation n’est pas déclarée recevable, votre compte passe dans le statut « clos », les accès aux différents services numériques vous sont alors impossibles, vous êtes automatiquement désabonné des listes de diffusion de l’université. Un mail vous sera adressé (messagerie universitaire) quinze jours avant la fin de la période « de grâce ».

Les comptes numériques dans l’état « clos » sont supprimés ainsi que les données liées à ces comptes (messagerie, stockage, etc), un an après la fin du contrat.

Profil personne hébergée

Votre compte numérique est « actif » dès sa création et ce jusqu’à votre date de départ de l’établissement saisie dans la base de gestion du personnel.
Le statut de votre compte passe alors dans l’état « délai de grâce » pour une période de deux mois au cours de laquelle l’accès aux services numériques est maintenu. Un mail vous est adressé pour vous en informer et vous inviter, le cas échéant à vous rapprocher de la DRH afin de prolonger votre présence dans l’établissement.

Si votre statut de « personne hébergée » est renouvelé durant cette période, le statut de votre compte repasse dans le statut « actif ».

A la fin de la période « de grâce »
si la date de votre départ n’a pas été modifiée, votre compte passe dans le statut « clos », les accès aux différents services numériques vous sont alors impossibles, vous êtes automatiquement désabonné des listes de diffusion de l’université. Un mail vous sera adressé (messagerie universitaire) quinze jours avant la fin de la période « de grâce ».

Les comptes numériques dans l’état « clos » sont supprimés ainsi que les données liées à ces comptes (messagerie, stockage, etc), un an après la date de départ de l’université.

Profil étudiant hébergé

Votre compte numérique est non activé ou actif dès sa création pour une durée de 3 mois, puis prolongé à la signature de votre convention d’hébergement.
A la date de départ mentionnée sur votre convention, votre compte passe dans le statut « délais de grâce » pour une période de deux mois au cours de laquelle l’accès aux services numériques est maintenu. Un mail vous est adressé pour vous inviter le cas échéant à vous rapprocher des écoles doctorales pour faire prolonger votre convention d’hébergement. Si votre convention est prolongée durant cette période, le statut de votre compte repasse dans le statut « actif ».

A la fin de la période « de grâce » si votre convention n’est pas prolongée, votre compte passe dans le statut « clos », les accès aux différents services numériques vous sont alors impossibles. Un mail vous sera adressé (messagerie universitaire) quinze jours avant la fin de la période « de grâce ».

Environ deux mois après la fin de la période « de grâce » les comptes numériques dans l’état « clos » sont supprimés ainsi que les données liées à ces comptes (messagerie, stockage, etc).