Université de Toulon

Ressources humaines

La Direction des Ressources Humaines de l’université gère les personnels titulaires, contractuels et vacataires via des applications dont la responsabilité technique est assurée par le pôle AMD de la DSIUN.

Les différents outils sont :

  • HARPEGE, produit de l’AMUE, pour la gestion des carrières et des contrats,
  • SAGHE, un développement de l’université de Toulouse 2, pour la gestion des Heures d’Enseignement,
  • WinPaie, de la société CEGAPE, pour la gestion des rémunérations,
  • INDEM, également de la société CEGAPE, pour la gestion de l’indemnitaire,
  • PENSION, une application du rectorat pour la gestion des pensions,
  • ARCADA, un développement interne, pour le dépôt des congés et RTT,
  • ENTRACT’, un développement de l’université de Lille 2, pour la gestion des fiches de postes et des compétences,
  • SYGEFOR et LAGAF, pour la gestion des formations du personnel.
Pour toute question portant sur l’utilisation de ces logiciels, le premier contact est la Direction des ressources humaines. Celle-ci transmettra à la DSIUN les éventuels problèmes techniques.
Gestion du Personnel

Harpège, Harmonisation de la Gestion des Personnels, est une application destinée à couvrir la gestion des ressources humaines dans les établissements de l’enseignement supérieur. C’est un produit de l’AMUE (http://www.amue.fr).

Les fonctionnalités principales d’Harpege sont :

  • gestion des emplois et des postes
  • gestion de l’encours et de l’historique des agents (contrats, carrières, modalités de service, absences, congés...)
  • aide à la préparation aux CPE : préparation des dossiers de promouvabilité des personnels ITARF (aide à l’ordonnancement des étapes de la procédure pour la partie incombant à l’établissement), éditions complètes et modifiables, fichiers plats permettant de personnaliser les modèles proposés
  • édition des listes électorales créés sur la base des statuts des établissements
  • il permet la production d’arrêtés (congés maladies, MTTH, CRCT et de Temps partiel) pour les types de populations concernés par les mesures de déconcentration, ainsi que la production de contrats (ATER, lecteurs, maîtres de langues, moniteurs, allocataires de recherche)

Cible  : Ressources Humaines…

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Ressources Humaines.

Les formations à l’application Harpege sont organisées en interne au sein de la Direction des Ressources Humaines ou directement à l’AMUE, sur leurs sites de Paris ou Montpellier.

Tout personnel de l’université a accès à ses données personnelles via le canal Harpege accessible dans l’ENT : Menu « Mon Espace / Dossier Harpege »

Gestion de la Paie et Indemnités

Créé en 1988 par la société CEGAPE pour répondre à un besoin d’informatisation de la paie TG, WIN-PAIE est aujourd’hui le progiciel de référence pour la préparation de la paie, le Pilotage de la Masse Salariale et la mise en œuvre de la LOLF. WIN-PAIE s’inscrit dans le cadre des dispositions prévues par le projet de réforme de l’Etat.

Basé sur le cahier des charges « GEST » établi par la DGFIP - Direction Générale des Finances Publiques dans le but de formaliser les échanges entre les établissements et l’ensemble des Trésoreries Générales, WIN-PAIE répond à un double objectif :

  • Renforcer l’efficacité des clients dans le traitement de la paie :
    WIN-PAIE permet de remplacer les supports papiers (fiches de liaison, cartes, micro-fiches...) pour la transmission des éléments de paie. Les transferts à la TG sont effectués par transferts sécurisés, tout en simplifiant les traitements (aide à la saisie, création massive de cartes, historique des mouvements, visualisation des bulletins de paie...).
  • Gérer l’ensemble du personnel et mettre en œuvre la LOLF :
    WIN-PAIE met à la disposition des établissements un fichier du Personnel fiable et complet, automatiquement mis à jour, permettant par des requêtes ou des extractions, de piloter la masse salariale au sens de la LOLF et d’établir des prévisions de dépenses ou d’avancements ainsi que de nombreuses statistiques.

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Ressources Humaines.

Les formations à l’application WIN-PAIE sont organisées en interne au sein de la Direction des Ressources Humaines.

Dans une démarche de fiabilisation des données et de simplification des traitements, il est en liaison technique avec les applications Saghe et SopranoEE.

Gestion des Services d’Enseignement

Saghe est l’application destinée à couvrir la gestion des services d’enseignement de notre établissement. C’est un produit développé par la DSI de l’université Toulouse - Jean Jaures, et plus particulièrement M. Patrice BACCARIA et son équipe que nous saluons ici.

Plus qu’une application, Saghe est une démarche collective impliquant tous les acteurs de l’établissement :

  • Un outil et une procédure simples, construits sur mesure
  • Une procédure de gestion des heures commune à toutes les composantes
  • Un meilleur service rendu à l’usager : par l’ENT, suivi du service, des HC, validation de la fiche de service, etc.
  • Le respect des obligations réglementaires (certification du service fait)
  • Une meilleure efficacité du paiement des HC
  • La mesure de l’écart entre prévisionnel et réalisé
  • Des outils de pilotage pour les composantes et la Direction

Cible  : RH, Gestionnaires de Composantes, Chargés d’enseignement, Agence Comptable, Pilotage …

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction du Pilotage

Pour faire une demande de formation sur cette application, vous devez vous rendre sur le site institutionnel de l’UTLN, Profils Personnels et vous accéderez au catalogue de formation de la RH : la formation Saghe se trouve dans la thématique « Système d’informations et usages numériques - Informatique – Bureautique ».
Cliquez sur Inscrivez-vous, et remplissez la demande en ligne. Dès qu’une formation sera mise en place, vous serez convoquée par le service RH.

Tout chargé d’enseignement de l’université a accès à ses données personnelles, le détail de son service prévisionnel et ses fiches de service à valider via le canal Saghe accessible dans l’ENT : Menu « Mon Espace / Dossier Service d’Enseignement »

Gestion des congés

La gestion des congés et RTT est faite à travers l’application Arcada, un développement interne du pôle Applications Metiers et Développement de la DSIUN.

Au travers d’une interface Web, les grandes fonctionnalités de l’application sont :

  • Dépôt d’une demande de congé par un agent de l’université
  • Workflow de validation de cette demande par le ou les supérieurs hiérarchiques de l’agent
  • Dépôt des jours d’absence pour les agents à temps partiel
  • Publication d’un calendrier du service de l’agent
  • Saisie des droits à congés par le service RH, avec aide de précalcul
  • Contrôle des chaines de signataires pour les workflows de validation
  • Gestion du CET (en cours de développement)

Cible : Direction des Ressources Humaines, Responsables de structure, tout agent BIATSS de l’établissement.

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est à la Direction des Ressources Humaines.

Gestion des Formations

SYGEFOR (SYstème de GEstion des FORmations) est une application web déployée initialement en 2005 dans les sept URFIST (Unités Régionales de Formation à l’Information Scientifique et Technique).

Les fonctionnalités principales de SYGEFOR sont :

  • la gestion de tout le processus d’inscription à une formation : gestion des inscriptions (mise sur liste d’attente, validation ou refus des demandes d’inscription, gestion des désistements), distinction entre inscrits et présents, publipostage, gestion de plusieurs sessions d’une même action, duplication des descriptifs d’actions...
  • La fourniture de services personnalisés aux usagers : authentification par les identifiants de son université, téléchargement de documents administratifs, récapitulatif des stages suivis, accès aux supports de formation...
  • De nombreuses fonctionnalités de recherche :
    • sur l’interface utilisateur : recherches sur toutes les formations passées et à venir, plusieurs possibilités de filtrage sur différentes facettes ;
    • sur l’interface administrateur : recherches sur tous les événements organisés, sur les publics, les formateurs ; nombreux filtrages possibles ;

Cible : Direction des Ressources Humaines, tout agent de l’établissement …

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Ressources Humaines.

L’application est accessible sur le portail des Ressources Humaines : https://portail-rh.univ-tln.fr/formations/
Gestion des Fiches de Poste

Entract’ est un logiciel simple d’utilisation développé par l’université de Lille 2.

Il permet de réaliser pour les personnels BIATSS :

  • La fiche de poste
  • Le compte-rendu d’entretien professionnel annuel et le recensement des besoins individuels de formation
  • Les fiches de proposition de réduction d’ancienneté pour les personnels concernés

Cible : Direction des Ressources Humaines, responsable de structure, tout agent BIATSS de l’établissement …

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Ressources Humaines.

L’application est accessible sur le portail des Ressources Humaines de l’université : https://portail-rh.univ-tln.fr/Entract/
Ressources humaines