Direction du Système d’Information et des Usages Numériques

L’application qui gère les étudiants et l’enseignement est Apogée. C’est un produit de l’AMUE qui permet la gestion du cursus universitaire.

Les fonctionnalités principales d’Apogée sont :

• Inscriptions administratives (frais d’inscription, sécurité sociale),
• Inscriptions pédagogiques (rattachement à un diplôme, une année, à un ensemble de modules),
• Dossier de l’étudiant
• Gestion des notes
• Gestion des examens (planning, relevé de notes),
• Aide aux jurys de semestre et d’année (aide à la délibération)
• Aide à la production des diplômes (procès-verbaux, annexe au diplôme, etc.).

Cible  : secrétariat pédagogique, référent apogée, personnel enseignant…

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante, pôle Outils de Gestion.

Pour obtenir un accès sur Apogée,

• si vous êtes secrétariat pédagogique, votre demande doit être faite par votre supérieur hiérarchique auprès du service référent Apogee.
• si vous êtes enseignant, votre demande doit être faite par le directeur de votre composante.

Pour faire une demande de formation sur cette application, vous devez vous rendre sur le site institutionnel de l’UTLN, Profils Personnels et vous accéderez au catalogue de formation de la RH : la formation Apogée se trouve dans la thématique « Système d’informations et usages numériques - Informatique – Bureautique ».
Cliquez sur Inscrivez-vous, et remplissez la demande en ligne. Dès qu’une formation sera mise en place, vous serez convoquée par le service RH.

En amont de la gestion du cursus universitaire, la DSIUN propose la gestion des candidatures des potentiels futurs étudiants depuis plusieurs ressources :

• eCandidat : Module de candidatures, développé par le consortium Esup
• Ingemedia.net : Plateforme de candidatures de l’UFR Information et Communication. Les données de cette plateforme sont par la suite intégrées au système d’information de l’université.
• PostBac : Plateforme nationale pour l’orientation active des lycéens bacheliers.

Cible : Candidats à l’admission aux filières de l’université de Toulon, secrétariat pédagogique, référent apogée, personnel enseignant…

En pratique :

Tout candidat a un accès aux interfaces Web de ces applications (cf. URL données ci-dessus) selon les calendriers d’ouvertures des différentes campagnes de candidatures.

Les accès gestionnaires pour ces diverses applications doivent être demandées aux référents fonctionnels, joignables à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante}.

Afin d’organiser au mieux les inscriptions administratives de début d’année universitaire, la DSIUN propose plusieurs services en ligne :

Pour les primo-entrants à l’université,

Prise de rendez-vous pour venir faire son inscription en présentiel :

• Pour le campus de La Garde (hors IUT) : https://nemrod.univ-tln.fr/toulon/rdv/

• Pour l’IUT, cette prise de rendez-vous se fait via la plateforme de candidature en IUT

• Pour le campus de Draguignan ( Faculté de Droit ) : https://nemrod.univ-tln.fr/draguignan/rdv/

Pour les réinscriptions à l’université

La réinscription se fait en ligne.
A l’issue de votre réinscription, le paiement des droits d’inscription peut être fait par carte bancaire.

Cible : Futurs inscrits, scolarité centrale, secrétariat pédagogique, référent apogée …

En pratique :

Tout futur étudiant primo-entrant a accès à la prise de rendez-vous, suite à une candidature acceptée à l’université.

La plateforme de réinscription n’est accessible qu’aux anciens étudiants de l’université, sous réserve que les résultats de l’année précédente soient validés.

Les accès gestionnaires pour ces diverses applications doivent être demandées aux référents fonctionnels, joignables à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.

L’application qui gère le suivi médical est CALCIUM. C’est un produit de l’université de Lorraine.

CALCIUM est un outil destiné aux Centres de Santé Universitaires, il permet la gestion sécurisée des dossiers médicaux des étudiants.
Calcium dispose d’un module d’interface avec les logiciels de gestion des étudiants (Apogée par exemple) ce qui facilite le suivi médical des étudiants en évitant les saisies multiples.

Les + de CALCIUM sont :

• Lien possible avec les bases d’inscription des étudiants à l’université
• Secret médical préservé
• Gestion des nomenclatures
• Paramétrage complet lié au fonctionnement du service utilisateur
• Aide à la gestion de files d’attente
• Accès aux éléments des dossiers gérés par profil utilisateur
• Verrouillage d’un dossier en cours de consultation

Cible : Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé.

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable au Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé.

L’application qui gère la mobilité internationale est MoveOn, de la société QS Unisolution.

L’accès pour les étudiants en mobilité à l’international est consultable sur ce lien

Les grandes fonctionnalités de MoveOn sont :

• Gérer le cycle de vie des étudiants internationaux,
• Mener des enquêtes,
• Créer des formulaires en ligne
• Produire des rapports pour suivre l’activité

Cible : Services des Relations Internationales, étudiants en mobilité à l’international.

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable au Services des Relations Internationales.

Outre son activité principale de proposer des ouvrages en prêt ou en consultation sur ces 5 sites, la Bibliothèque Universitaire propose de nombreux services numériques :

• L’accès aux ressources en ligne et aux outils de recherche des ouvrages papier.
  Cette plateforme Web est développée par la société Archimed en collaboration avec la bibliothèque et le pôle Usages Numériques de la DSIUN.

• Le suivi des emprunts d’ouvrage en cours et la possibilité d’éditer un quitus de BU, document demandé lors de la réinscription ou du retrait de diplôme.
  L’emprunt d’ouvrages est accessible à tout étudiant régulièrement inscrit et à tout personnel en cours de carrière, de contrat ou de vacation.

• L’impression et la photocopie de documents avec paiement sécurisé par porte-copies électronique.
  Ce service, déployé par la société SEDECO - Cap Monetique est accessible à tous les étudiants de l’université.

Cible : Gestionnaires de la Bibliothèque universitaire, tout usager, …

En pratique :

Le site de la BU se trouve à cette URL : http://bu.univ-tln.fr/

Le suivi des emprunts, module développé par la DSIUN, est accessible dans votre ENT (https://ent.univ-tln.fr, Mon Espace, Emprunts BU).

L’application qui gère le suivi des stages est pStage, une application du consortium ESUP.

Cette application permet aux étudiants de :

• Modifier des conventions de stage et les avenants associés.
• Rechercher, modifier votre convention ou créer un avenant.
• Identifier un établissement d’accueil potentiel pour un stage ou un
• emploi.
• Accéder aux offres de stage et d’emploi recueillies par l’université

Cible : Service de gestion des Stages, Etudiant …

En pratique :

Actuellement, le déploiement est à l’essai sur SeaTech, l’école d’ingénieur de l’université de Toulon.

L’application qui gère le transfert est esup-transferts, développée par l’UNR Nord-Pas-de-Calais, dans la cadre du consortium ESUP.

L’accès pour les étudiants en demande de transfert est ici :

• Pour les transferts « départ » : http://nemrod.univ-tln.fr/transferts/
• Pour les transferts « Accueil » : http://nemrod.univ-tln.fr/transferts-accueil/

L’application se concentre sur un périmètre strict à savoir les opérations de transfert telles qu’elles sont prévues par le décret de 1971. Elle permet la transmission de données type « OPI » à l’établissement d’accueil. Elle ne s’attache pas à des opérations connexes comme la candidature ou l’inscription administrative.

L’ordre des opérations de transfert :

La réglementation n’impose pas, à proprement parler, d’ordre dans les opérations de transfert entreprises par l’étudiant (même si beaucoup d’universités d’accueil exigent que l’étudiant fasse en premier lieu la démarche de départ). Il peut donc initier sa démarche de transfert en commençant par la « phase départ » ou la « phase arrivée ». Il est entendu que le transfert est validé à la condition que les deux établissements donnent leur visa.

Deux types de transferts départ possibles :

• L’étudiant souhaitant prendre une inscription dans une autre université tout en conservant une inscription dans son université d’origine doit solliciter une demande de « transfert départ partiel ».
• S’il souhaite uniquement être inscrit dans l’université d’accueil, il doit solliciter une demande de « transfert départ total ».

Cible : Direction des Etudes et de la Vie Etudiante, étudiants en demande de transferts

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.

L’application qui gère le suivi des inscriptions aux activités sportives est SuapsWeb, une application développée en interne par le pôle Applications Métiers de la DSIUN.

Les grandes fonctionnalités de l’application sont :

• Enregistrement des inscriptions aux activités et évènements sportifs proposés par le SUAPS.
• Enregistrement des paiements associés et édition des états comptables.
• Inscription pédagogique des étudiants dans l’application de scolarité.
• Edition de listes d’inscrits par activités pour les enseignants.

Cible : Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est joignable au Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives..

Un projet en cours du pôle Applications Métiers de la DSIUN est le projet SICLade qui permettra une meilleure gestion de l’offre de formation.
Ce service numérique sera implanté au sein du Système d’Information et proposera à ses utilisateurs plusieurs fonctionnalités dont la modélisation de l’offre de formation, nationale ou pas, et ses extractions au bon format à des fins soit d’accréditation de l’offre par les instances règlementaires, soit à terme de publication de cette offre (portail de l’établissement, plaquettes,…).

Les grandes fonctionnalités de l’application sont :

• Saisir et éditer les dossiers d’accréditation en conformité
• Homogénéiser les processus de validation de notre offre de formation
• Enrichir et modifier des données des formations en vue du vote du CFVU et de la publication (portails, plaquettes…)
• Saisir les maquettes avec les codes Apogée, les modalités de contrôle des connaissances et règlements d’examens
• Constituer un référentiel en mode collaboratif
• Pouvoir exporter des fichiers
• Avoir un portail web interactif
• Produire les plaquettes
• Récupérer certaine donnée dans Apogée pour la création des formations (codes et informations pédagogiques)

Cible : Direction des Études et de la Vie Étudiante

En pratique :

Le référent fonctionnel de cette application est à la Direction des Études et de la Vie Etudiante.