Intranet
L’intranet est ouvert à toute personne membre de l’Université de Toulon (Enseignants, chercheurs, administratifs, étudiants) et l’accès aux documents se fait après authentification avec votre login et mot de passe habituel.
Suivant votre profil, vous aurez accès à plus ou moins d’informations et disposerez de droits de gestion.
Il est accessible à cette url : http://nuxeo.univ-tln.fr
Vous trouverez ci-dessous les grandes fonctionnalités ou services rendus sur cette application :
Tutoriels en ligne consultables ici
Ouverture et modification des espaces
Par défaut, l’intranet dispose déjà des grandes rubriques : Administration, Conseils Comités Commissions, Formation, Recherche, Vie étudiante, International, SI, Projets UTLN…
En général, l’arborescence créée pour l’espace de travail est la même pour l’espace de consultation.
Avant toute demande, assurez-vous que l’arborescence n’est pas déjà créée.
- Espace de travail : espace dédié à la création et la modification des documents que l’on met en ligne, généralement en accès restreint. C’est là que l’on ajoute, supprime, modifie les documents avant de les diffuser à nos cibles.
- Espace de consultation : espace dédié à la diffusion des documents, généralement en accès plus ouvert. Une fois les documents prêts dans l’espace de travail, ils sont publiés dans l’espace de consultation puis diffuser auprès des cibles (communauté universitaire, services…)
En pratique :
La demande d’ouverture ou de modification d’un espace de travail doit être faite auprès des administrateurs de l’intranet par mail à intranet univ-tln.fr
Les informations suivantes sont nécessaires :
- Nom de l’espace souhaité et place dans l’arborescence :
- Qui a les droits de gestion de l’espace : 2 possibilités :
- Gestionnaire : accès en gestion (tous les droits d’administration sur le dossier) pour une personne ou un groupe de personne
- Lecteur : accès en lecture sur ce dossier pour une personne ou un groupe de personne
Ex. Je veux créer un dossier « Didacticiels Intranet » dans la partie Système d’information, avec un accès Gestionnaire pour M. X. et un accès lecture pour l’ensemble des personnels de l’UTLN.
Conditions de la demande :
Votre demande devra être validée dans tous les cas avec votre supérieur hiérarchique direct : une copie de ce dernier dans le mail qui nous est adressé suffira à cautionner votre demande et nous procèderons dans les meilleurs délais à l’ouverture / modification de l’espace en question.
Une question, un approfondissement sur cette question ?
N’hésitez pas à nous contacter par mail à intranet univ-tln.fr ou via l’assistance en ligne (https://sos.univ-tln.fr).
Administration des droits des espaces / Gestion des groupes et utilisateurs
Tous les utilisateurs de l’intranet n’ont pas les mêmes droits d’accès en fonction de l’espace dans lequel ils se trouvent sur l’intranet. Ces droits peuvent pour une même personne être différents d’un dossier à l’autre, d’un espace à l’autre.
Par exemple, vous pouvez être gestionnaire complet d’un dossier, et simple lecteur pour un autre espace.
- Gestionnaire : L’utilisateur dispose de tous les droits dans l’espace concerné : lecture, écriture, suppression. Il peut créer des espaces, des sous-espaces, en gérer les droits d’accès.
- Lecteur : L’utilisateur peut voir et consulter les documents dans l’espace concerné. Il peut consulter les méta-données et l’historique.
Les droits peuvent être donnés à une personne ou à un groupe de personnes. En général, il vaut mieux utiliser des groupes, cela simplifie la gestion des droits en cas de changement d’affectation des personnes. (Il suffira alors de modifier le groupe et les droits seront automatiquement déployés pour tous les espaces où ce groupe est rattaché).
Les droits accordés dans un espace sont appliqués à tout son contenu, mais attention, il y a un héritage de droits par défaut. Il faut, dans chaque sous-espace créé, vérifier et si nécessaire, enlever ou attribuer les droits d’accès en fonction de vos besoins.
En pratique :
Pour demander, vérifier ou modifier des droits sur un dossier de l’intranet, il suffit d’envoyer un mail à intranet univ-tln.fr en précisant :
- le(s) dossier(s) concerné(s) : indiquez le lien si possible
- les noms des personnes à modifier : ajout / suppression / vérification et les droits associés (gestionnaire / lecteur)
En général, on donne des droits de gestion pour l’espace de travail et des droits de lecture et de gestion pour l’espace de consultation.
Conditions de la demande :
Votre demande devra être validée dans tous les cas avec votre supérieur hiérarchique direct : une copie de ce dernier dans le mail qui nous est adressé suffira à cautionner votre demande et nous procèderons dans les meilleurs délais aux changements.
Pour connaître les groupes existants et savoir s’ils sont à jour :
Il y a 2 façons de créer les groupes :
- soit automatiquement via Harpège (groupe de composante, services, etc.)
- soit manuellement spécifiquement pour l’intranet
Dans tous les cas, si vous souhaitez vérifier qui est dans le groupe, vous pouvez nous contacter par mail à intranet univ-tln.fr : la liste des membres vous sera adressée dans les meilleurs délais.
Une question, un approfondissement sur cette question ?
N’hésitez pas à nous contacter par mail à intranet univ-tln.fr ou via l’assistance en ligne (https://sos.univ-tln.fr).
Formation sur l’intranet
L’usage de l’intranet nécessite une formation qui est dispensée par le pôle Usages numériques de la DSIUN.
Contenu de la formation
La formation dure 3 heures et vous permettra d’acquérir les compétences suivantes :
- Partie Théorique : Informations générales sur la gestion des données, l’accessibilité de l’information, le traitement et le partage de documents. Contextualisation.
- Partie Pratique :
- Découverte de l’interface
- Créer une arborescence (se repérer, dossier, sous-dossier) ;
- Gestion des droits d’accès ;
- Etude des fonctionnalités
- Déposer un document, Publication, Diffusion ; Modification ; suppression ;
- Tableau de bord
Cette formation est inscrite au plan de formation des personnels de l’UTLN et sera indiquée dans votre dossier administratif une fois celle-ci effectuée.
En pratique :
Pour faire une demande de formation, vous devez vous rendre sur le site institutionnel de l’UTLN, Profils Personnels -> Formations (https://www.univ-tln.fr/-Plan-de-formation-.html) et vous accéderez au catalogue de formation de la RH : la formation Intranet se trouve dans la thématique « Système d’informations et usages numériques - Informatique – Bureautique ».
Cliquez sur Inscrivez-vous, et remplissez la demande en ligne. Dès qu’une formation sera mise en place, vous serez convoquée par le service RH.
Une question, un approfondissement sur cette question ?
N’hésitez pas à nous contacter par mail à intranet univ-tln.fr ou via l’assistance en ligne (https://sos.univ-tln.fr).
Proposer un espace de stockage / partagé au sein d’une entité
L’intranet Nuxéo est considéré un support de la gestion de documents, intégré dans l’environnement numérique de travail. Il est l’outil de référence pour le partage de documents et la diffusion de ces derniers.
Si vous souhaitez un espace de stockage pour sauvegarder vos documents ou pour partager des documents au sein d’une même entité (documents de travail), nous vous conseillons plutôt d’utiliser le Serveur NAS de sauvegarde : Vous trouverez toutes les informations sur (lien vers les infos sur le NAS).
